Anleitung für gute E-Mails
Mail-Experte: «Der Chef im CC – das kann böse in die Hosen gehen»

Der Literaturwissenschafter Thomas Strässle hat eine Anleitung für gute E-Mails geschrieben. Wie schreibt man eine gute Mail, welche darf man auf keinen Fall machen? Wir haben nachgefragt.

Interview: Raffael Schuppisser
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Wie kamen Sie dazu, als Literaturwissenschafter ein Buch über E-Mails zu schreiben?

Thomas Strässle: An der Hochschule der Künste Bern, wo ich unterrichte, wurde ich nach Ideen für die interne Weiterbildung gefragt. «Bringt doch den Leuten bei, wie man richtig E-Mails schreibt», sagte ich. Wir alle verbringen unendlich viel Zeit damit, und immer wieder entstehen dadurch grosse Missverständnisse, ja Konflikte. Meine für die Weiterbildung verantwortlichen Kolleginnen schlugen vor, dass ich den Kurs leite. Das wollte ich zuerst nicht. Ich habe dann einen Vortrag dazu gemacht. Daraus ist das Buch entstan­den.

Ihr Buch ist eine Anleitung in 18 Punkten für gute E-Mails. Ich habe per E-Mail um ein Gespräch gebeten. Habe ich gepatzt?

Thomas Strässle

Thomas Strässle, 48, ist Professor für Literaturwissenschaft und leitet das interdisziplinäre Y Institut an der Hochschule der Künste in Bern. Eben ist von ihm das Buch «Wer andern eine E-Mail schreibt ...» im Verlag Dörlemann erschienen.
Thomas Strässle, 48, ist Professor für Literaturwissenschaft und leitet das interdisziplinäre Y Institut an der Hochschule der Künste in Bern. Eben ist von ihm das Buch «Wer andern eine E-Mail schreibt ...» im Verlag Dörlemann erschienen.

E-Mails, die mit «Sehr geehrter Herr Strässle» beginnen, erhalte ich sonst eigentlich nur noch von den Behörden. Ein Patzer ist das nicht, die förmliche Anrede deutet aber darauf hin, dass Sie wohl etwas unentspannt waren, als Sie das E-Mail getippt haben. «Lieber Herr» hätte es auch getan. Dann wurden Sie rasch verbindlich, mit einem gut gesetzten Ausrufezeichen. Das gefiel mir. Daraus habe ich auf einen begeisterungsfähigen und kommunikationsgewandten Menschen geschlossen.

Ich habe Ihnen «Freundliche Grüsse» bestellt, Sie mir «Beste Grüsse» zurückgeschickt. Was ist besser?

Da Sie mit «Sehr geehrter Herr» eingestiegen sind, mussten Sie natürlich auch formal aussteigen. «Liebe Grüsse» wäre nicht gegangen, das hätte geradezu gequietscht. Weil Ihr Tonfall dazwischen aber relativ locker war, habe ich gedacht, ich mache einen weiteren Lockerungsschritt und schreibe «Beste Grüsse». Das habe ich mir bewusst überlegt.

Für Ihre Zusage habe ich mich bedankt und geantwortet, dass ich mich zur vorgeschlagenen Zeit telefonisch melden werde. Ich habe sowohl Anrede als auch Grussformel weggelassen. War das frech?

Überhaupt nicht. Wenn die E-Mails schnell hin- und hergehen, ist es reiner Zeitverlust, Anrede und Gruss mitzuschicken. Das kann man auch machen, wenn man sich noch nicht kennt.

Was sind die grössten Fehler, die man beim Mailen machen kann?

Dass man nicht auf den Punkt kommt und dass man zum falschen Zeitpunkt schreibt. E-Mails sollten so kurz wie möglich und so lang wie nötig sein. Das Schlimmste ist, wenn man am Ende noch immer nicht weiss, was der Schreiber von einem will. Geradezu fatal finde ich, wenn ein Vorgesetzter bereits um 4 Uhr 30 ein E-Mail schreibt und damit der ganzen Belegschaft zeigen will, wie viel er arbeitet. Gleiches gilt für E-Mails, die um 1 Uhr 27 abgeschickt werden.

Wenn man zu später Stunde Mails schreibt, sollte man also schauen, dass sie erst am Morgen, zu einer vernünftigen Zeit, hinausgehen?

Unbedingt. Ausser man will das Signal mitschicken: Ich habe mich und meine Arbeit nicht im Griff. Und – wenn der Tonfall Indizien darauf gibt – ich habe ein Alkoholproblem.

Viel falsch machen kann man auch beim Weiterleiten von E-Mails ...

O ja, da lauern viele Gefahren. Oft hängt ja ein langer E-Mail-Wechsel an der eigentlichen Nachricht. Womöglich wird sogar über den neuen Empfänger gesprochen oder gar geschnödet. Das Gleiche gilt, wenn man auf die Idee kommt, den Chef doch noch ins CC aufzunehmen. Das kann bös in die Hosen gehen.

Insbesondere, wenn man emotional wird.

Dann ohnehin. Und das kommt doch öfter vor. Wer hat sich nicht schon über ein E-Mail aufgeregt, gedacht «So, dem zeige ich es jetzt» und mit klopfendem Herzen getippt? Wer merkt, dass er emotional erregt geschrieben hat, sollte das E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal lesen, ehe er sie abschickt.

Haben Sie ein System für Ihre E-Mails? Wie arbeiten Sie sie ab?

Ihre Formulierung «Abarbeiten» sagt schon alles: E-Mails sind oft mühsam und kein Genuss. Für mich gibt es nur eines: Entweder gleich beantworten oder löschen. Da bin ich konsequent. Und: Wenn ich an etwas konzentriert arbeite, ist das E-Mail-Programm geschlossen.

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit die tägliche E-Mail-Flut wegschwemmt?

Ich erhalte pro Tag 50 bis 60 E-Mails und schreibe 25 bis 30. Durchschnittlich kostet mich das drei Stunden, manchmal deutlich mehr. Das sind die mühsamen Tage. Am Abend fragt man sich jeweils: «Was habe ich heute eigentlich gemacht?» Und man stellt fest: «E-Mails beantwortet. Und morgen geht es weiter.»